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成都体育学院物资设备采购管理办法(成体院字[2010]12号)

第一章 总 则
   
    第一条 为了加强对学院物资设备采购工作的管理,保证物资设备采购质量,规范采购行为,维护学院利益,提高资金使用效益,防范和杜绝违规现象,促进学院各项事业的发展,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及《四川省省级政府采购试行规程》、《四川省省级定点采购管理办法》、《四川省学校大宗仪器设备和物资采购规定》等相关法律法规的有关规定,结合学院的实际,特制定本办法。
    第二条 本办法所指物资设备采购包括教学、训练、科研设备、实验仪器设备、办公设备、生活服务物资设备等采购项目。
    第三条 学院物资设备采购工作应遵循公开、公平、公正、诚实信用、注重效益及维护学院利益的原则。
第二章    政府采购
    第四条 本办法所称的物资采购包括教学、训练、科研设备,实验仪器设备,办公设备等采购项目。
    第五条 学院的政府采购项目实行集中采购和分散采购两种方式。根据省政府下发的当年政府采购目录及采购限额标准的规定,凡列入政府集中采购目录以内的物资采购实行集中采购,由政府采购中心组织采购;有特殊要求的采购项目以及政府集中采购目录以外的物资采购,经四川省财政厅政府采购监督管理处审核批准,可委托政府采购代理机构组织采购,具体协调工作由资产管理部门负责。
    第六条 凡学院采购仪器设备及物资,单项预算金额5万元以上、批量预算金额10万元以上的,均应纳入政府采购管理范围。
    第七条 政府采购必须按计划进行。申购单位应在预算下达之后三个月内编制采购计划报分管院领导同意后送资产管理部门,采购计划应详细列明所购物资的品名、型号、规格(各种技术参数)、性能、用途,预计使用时间等,技术参数和要求不得有倾向性,不得指定设备品牌。资产管理部门汇总后随财务预算一并报省财政厅审批。部门采购计划送资产管理部门最后截止期为9月30日,过期不再受理。因申购部门未按期提交采购计划而未完成采购任务的,责任由申购部门自负。
    第八条 政府采购应当优先采购本国货物。确需采购进口产品的应按照《财政部关于印发《政府采购进口产品管理办法》的通知》(财库[2007]119号)及财政部办公厅《关于政府采购进口产品管理有关问题的通知》(财办库[2008]248号)规定报财政部门核准后依法组织实施。
    第九条  采购计划批准后,资产管理部门应牵头组织申购部门、监察审计部门进行市场调研,摸清拟购物品型号、规格、性能、价格、生产厂家及其在其它高校使用情况,审核拟投标商家资质,了解商家售后服务质量等情况。资产管理部门应始终与政府采购中心或政府采购代理机构保持联系,反映学院的愿望,关注采购进度,争取买到性价比高的产品。
    第十条 资产管理部门、申购部门负责对《采购合同》进行会审,确保设备的型号、规格、性能100%正确。
    第十一条 采购合同执行期间,资产管理部门应监督采购合同的履行;所购物资到货后,资产管理部门负责组织申购部门、监察审计部门和相关专家按照《成都体育学院仪器设备采购验收管理办法》的规定进行验收。
    第十二条 政府采购的款项支付由资产管理部门通知财务部门按验收结算书和采购合同有关规定办理付款。
第三章   大宗物资设备采购
    第十三条 大宗物资是指未纳入政府采购目录、单项预算金额5万元以上(批量预算金额10万元以上)的教学、训练、科研设备、实验仪器设备、办公设备、生活服务设备等。
    第十四条 大宗物资采购由学院物资采购招标领导小组负责。物资采购招标领导小组由分管院领导、监察审计部门、计划财务处、资产管理部门、归口管理部门的负责人和技术、经济等方面的专家组成。领导小组负责审查招标采购程序及方案,处理招标过程中发生的问题、实施违规否决。
    第十五条 招标活动的当事人在招标过程中的一切活动都不得违反《中华人民共和国招标投标法》的规定。任何单位和个人不得将依法必须进行招标采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。
    第十六条 各使用部门须在预算下达之后三个月内编制采购计划报分管院领导同意后送资产管理部门,采购计划应包括物品的品名、规格、型号、详细的技术参数、数量、单价、总预算等内容。
   第十七条 学院组织的大宗物资采购原则上采用公开招标的方式进行,因采购项目具体情况的不同,也可采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和市场询价等形式。
    (一)符合下列情形之一的,可依法采用邀请招标方式采购:
    1、具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;
    2、采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大(超过2%)的。
    (二)符合下列情形之一的,可依法采用竞争性谈判方式采购:
   1、招标公告后规定时间内没有供应商投标、或者没有合格标的、或者重新招标未能成立的;
    2、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的; 
   3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;
     4、不能事先计算出价格总额的。
    (三)符合下列情形之一的,可依法采用单一来源方式采购:
    1、只能从唯一供应商处采购的;
    2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
   3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。
    (四)采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可依法采用询价方式采购。
    第十八条 采购计划批准后,资产管理部门牵头组织监察审计室、申购部门进行市场调研,底摸清拟购产品各种规格、型号、性能、价格、生产厂家及其在其它高校使用情况,审核拟投标厂商资质,了解厂商售后服务质量等情况,并形成考察报告。
    第十九条 招标、投标
    (一)招投标由资产管理部门组织,主要任务:
    1、依据项目书或项目报告编制招标书;
    2、发布招标公告;
    3、按程序主持招投标;
    4、收取、保管中标单位履约保证金。
    (二)评标小组。在项目开标前,根据实际情况组成本项目评标小组,评标小组原则上由分管院领导、监察审计部门、计划财务处、资产管理部门、归口管理部门、设备及物资使用部门的负责人及相关的技术、经济等方面的专家组成。评标小组人员为5人及以上的单数组成。
    在评标过程中,评标小组成员因存在回避事由、健康、能力等原因不能继续评标,或者擅离职守的,应当及时更换。评标小组成员更换后,被更换的评标小组成员已作出的评审结论无效,由替换其的评标专家重新进行评审。已形成评标报告的,应当作相应修改。
    (三)标书。标书的内容主要有:
    1、项目的名称;
    2、招标的时间、地点、联系人、联系电话;
    3、项目的数量及规格、型号、详细技术参数;
    4、工期要求;
    5、投标单位证件及资质要求。
    (四)投标。
    1、投标单位须在招标书要求的时间内将投标书送达招标单位;
    2、投标单位须对投标书进行密封并加盖单位印章;
    3、若出现流标情况,由学院物资采购及招投标领导小组重新确定其他方式。
    (五)评标。评标过程应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则,同质量、同规格、同型号、同售后服务下,价格最低或同价格下其它最优的原则。若无争议,经评标小组同意后确定中标单位,若有争议,可采用投票表决的方式确定中标单位,全体评标小组成员签字后生效,资产管理部门根据评标结果报院领导审批后发放中标通知书。
    第二十条 在招标过程中,出现下列情形之一的,应作流标处理:
  (一)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;
  (二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;
  (三)因重大变故,采购任务取消的。
    第二十一条 出现流标情况后,资产管理部门应负责将流标理由通知所有投标人,除采购任务取消情形外,应当重新组织招标;需要采取其他方式采购的,应当在采购活动开始前获得学院招投标领导小组的同意。
    第二十二条 采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:
  (一)成立谈判小组。谈判小组由资产管理部门代表、监察审计部门代表、使用部门代表和有关专家等组成,人数为三人以上的单数。
  (二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
  (三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
  (四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
  (五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
  第二十三条 采取单一来源方式采购的,采购人与供应商应当遵循《中华人民共和国政府采购法》规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
  第二十四条 采取询价方式采购的,应当遵循下列程序:
  (一)成立询价小组。询价小组由资产管理部门、监察审计部门、计划财务处、采购部门的代表和有关专家共3人以上的单数组成。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。 
  (二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
  (三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
  (四)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。 
    第二十五条 学院每项采购项目的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
    采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、置疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
  采购项目记录至少应当包括下列内容:
  (一)采购项目类别、名称;
  (二)采购项目预算、资金构成和合同价格;
  (三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;
  (四)邀请和选择供应商的条件及原因;
  (五)评标标准及确定中标人的原因;
  (六)废标的原因;
  (七)采用招标以外采购方式的相应记载。
    第二十六条 经过招投标确定的中标单位有法定效力,任何人无权终止和变更。若中标单位声明放弃,将不退还中标保证金。经招投标领导小组协商同意后,由预中标单位替补或重新招标。
    第二十七条  招标金额达到50万元以上的报财政厅审批后按有关规定委托政府采购代理机构组织实施。
    第二十八条 招投标结束后,所有招投标文件一律不予退还,招投标文件由资产管理部门统一保管。招标单位不得向投标单位解释中标与否的原因。
    第二十九条 招投标结束后,资产管理部门与中标单位签定购买合同。
    第三十条 合同一经签订,无特殊原因,不得变更,确因需变更的,必须说明原因,在与中标单位协商一致的前提下,经资产管理部门报招投标领导小组同意后,方可变更。
    第三十一条 项目的验收按《成都体育学院仪器设备采购的验收管理办法》执行。
    第三十二条  参与物资采购及招投标的人员必须按《中华人民共和国招投标法》和《中华人民共和国政府采购法》及上级和学院的有关规定进行。有下列情况之一的,由纪检监察部门追究党纪政纪责任,构成犯罪的,送交司法机关追究法律责任。
    (一)泄露在招投标工作过程中需要保密的信息的。
    (二)与投标人恶意串通,损害学院利益的。
    (三)在开标前向投标人泄漏评委名单的。
    (四)擅自改变采购方式或擅自提高预算标准的。
    (五)确定中标单位后,不与中标单位签订合同的。
    (六)弄虚作假,以欺骗手段干预评标过程的。
    (七)在采购过程上,收受贿赂或其它不正当利益的。
    (八)擅自变更中标单位或合同内容的。
    (九)有其它违法违纪违规行为的。
第四章    零星物资采购
      零星物资指政府采购规定目录以外、批量采购总金额不超过人民币2000元(单项不超过1000元)的教学仪器、科研仪器、行政办公等设备(包括各种元件、配件、器材、耗材、办公用品等)。
    第三十四条 设备零星采购:申购单位在设备采购前须对所采购的物资设备的名称、技术指标、用途、经费来源等进行论证,设备零星采购的审批工作按照成都体育学院设备采购审批流程办理。
    第三十五条 物资设备零星采购时,在坚持质量第一、货比三家(最少选择三家厂商进行比价)的基础上,选择性价比最高的物资设备进行采购。
    第三十六条 各单位在进行物资设备零星采购时,应坚持节约的原则,凡能打包进行招标的应该打包招标采购,避免化整为零、规避招标的现象发生。
   第三十七条 零星物资采购到货后,使用单位须严格按合同或约定及相关技术资料进行验收,使用人员在验收合格并签字后方可办理报账手续。需要安装后才能检验的固定资产,应对明显部位作一般验收,并在使用一段时间后,再进行复验,填写验收意见。
    零星物资的采购原则上由使用部门的资产管理员负责验收。单价200元以上的物品(不含耗材)需办理设备建账,建卡手续;家具则不论单价高低,均需办理建账,建卡手续。 
    第三十八条 超过上述标准又未达到政府采购标准的设备物资采购,由申购部门会同资产管理部门按照学院物资设备采购管理办法进行采购。
第五章   自制仪器设备
    第三十九条  同时满足下列条件的仪器设备,可申请立项自制:
    1、教学、实验所必需的;
    2、外购无现货(属非标准仪器或带有一定的专业性或机密性)或外购有现货但价格昂贵且自制费用比市场价格低三分之一以上的;
    3有自制仪器设备的装备、技术力量和技术人员。
    第四十条 自制仪器设备立项:由承制单位提出可行性报告,送教务处和资产管理部门审查后报分管院长审批(5万元以上的须提交院长办公会研究)后立项。可行性报告应包括3人以上专家对自制仪器设备的必要性、技术先进性、经济性、等方面进行详细论证,并说明自制理由、明确项目负责人及其责任、完成时间、经费概算等。
    第四十一条 自制仪器设备所需材料、器材、零部件纳入部门年度设备购置预算,报资产管理部门统一购置。自制部门应向资产管理部门提供详细的购置清单(包括型号、规格、单价、数量、总价及产地等信息)。
    第四十二条 自制仪器设备应在规定时间内完成,因故需要延长制作时间的,必须书面报学院领导批准,延长制作时间原则上不得超过半年。
    延期后仍不能在规定时间内完成自制计划的,必须详细写明原因,经教务处、资产管理部门签署意见后,报院长办公会批准后可撤销。
    第四十三条 自制设备制成后提交技术鉴定小组验收。技术鉴定小组由学院分管院长、教务处、资产管理部门、实验室及有关技术专家联合组成。
    第四十条 验收合格的自制仪器设备经审计部门审定后按实际成本入账。
    自制仪器设备的实物管理同外购仪器设备,承制单位、使用单位无权擅自处理。
 
第六章    附则
 
    第四十   本办法自发布之日起执行,以前办法一律废止。
    第四十六条   本办法由资产管理部门负责解释。
 
       附件1、成都体育学院物资设备招标流程图
            2、成都体育学院自制仪器设备申请表
            3、成都体育学院自制仪器设备验收表
            4、成都体育学院自制仪器设备元、器件、耗材耗用一览表

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