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成都体育学院采购管理办法(成体院〔2017〕129号)

 

关于下发成都体育学院采购管理办法的通知



校内各部门(单位):

为了规范学校采购活动,提高采购质量,防范采购风险,经2017年第11次校长办公会审议通过,现将《成都体育学院采购管理办法》下发给你们,请遵照执行。

  

                2017年12月11日

 

 成都体育学院采购管理办法

 

第一章 总则

第一条  为了规范学校采购活动,提高采购质量,防范采购风险,根据国家和省有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称采购是指学校及校内各部门(单位)使用纳入学校预算管理的资金采购货物、工程和服务的行为。

第三条  学校采购类型分为政府采购和校内采购。

政府采购是指学校使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

校内采购是指纳入政府采购管理之外的其他所有采购活动。

第四条  资产管理处依照省颁布的《政府集中采购目录及采购限额标准》确定学校当年采购项目的采购形式,并按照相应的业务流程及管理规定对采购业务执行实施管理。

第五条  学校采用招标方式采购且适用《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例的工程以及与工程建设有关的货物、服务采购管理办法另行制订。

第六条  采购计划执行应与财务预算相结合,在批复预算范围内组织实施。

第七条  采购活动坚持合规合法、公开透明、公平公正和诚实信用的原则。

第八条  采购管理遵循决策、执行、监督相分离的原则坚持采用分离、采验分离原则,采购计划制定与预算审批、采购文件准备与复核、合同签订与验收、预算审批与付款、验收与保管、采购执行与采购监督等不相容岗位相互分离。

 

第二章 机构职责

第九条  资产管理处是采购业务归口管理部门,其主要职责:

(一)  负责组织制定学校采购管理办法、采购业务流程、招投标管理办法、供应商管理办法、采购档案管理办法等与采购管理相关的制度和内部控制规范;

(二)  指导采购需求单位编制采购预算;

(三)  负责制定学校年度采购实施计划执行时间表和项目进度表,有序安排学校采购活动;

(四)  负责学校采购活动的执行管理,组织政府采购需求论证及采购活动、工程类项目校内招投标活动、校内采购活动;

(五)  管理采购评审专家,审查校内采购评审成员资格;

(六)  负责学校采购业务答复询问质疑工作;

(七)  配合相关部门办理采购业务投诉处理工作;

(八)  配合校内外监督检查机构对学校采购业务的监督检查工作;

(九)  按照规定妥善保管与采购管理、执行相关的各类文件,负责采购业务文件的立卷归档工作;

(十)  负责学校采购合同管理及备案工作;

(十一)   负责学校采购信息统计与采购信息公开工作;

(十二)   组织采购验收等其他与采购活动相关的工作。

第十条  计划财务处为学校采购业务的财务监督部门,其职责为:

(一)  负责学校采购预算管理工作;

(二)  对采购结算方式、涉税事项、发票与其他付款凭证方面进行审核;

(三)  依据经济法规及合同条款办理采购的合同结算和会计核算。

第十一条   学校监察部门和审计部门为学校采购业务监督部门。主要职责为:

(一)对学校采购业务活动进行监督检查;

(二)受理采购与招投标活动中的有关投诉;

(三)对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权。

第十二条   学校各预算部门为采购需求单位,其主要职责:

(一)按照预算管理的规定,编制年度采购预算,制定采购需求;

(二)负责采购前期市场调查、可行性论证、立项报批等各项准备工作,并向资产管理处提交本部门的采购执行计划和申请;

(三)协助资产管理处实施采购,参与需求制定、履约验收等;

(四)作为学校采购合同执行部门,配合资产管理处监督供应商履行采购合同;

(五)配合相关部门做好有关投诉、信访、举报等调查事项,接受日常的监督检查。

 

第三章 采购预算管理

第十三条   学校采购实行严格的预算管理制度。需求单位在申请下一年度经费预算的同时编制采购预算,采购预算应包括以下内容:

(一)采购品目明细清单;

(二)制定科学合理、完整准确、详实具体、合规合法的技术、服务、安全等采购需求,不得超标采购;

(三)进口设备等可行性论证资料;

(四)采购数量、单价、预算金额,等。

采购需求制定与论证参考《成都体育学院政府采购管理实施细则》的规定执行。

第十四条   资产管理处协助计划财务处对需求单位申报的采购预算、固定资产配置预算进行审核,并根据学校资源配置计划提出采购预算建议意见。

第十五条   采购预算审核、汇总、报批及预算指标批复流程按照《成都体育学院预算管理办法》的规定执行。

 

第四章 采购计划管理

第十六条   学校资产管理处在预算下达之后5个工作日内,组织各采购需求单位编制采购实施计划。校内各单位根据本单位采购预算及实际需要编制实施计划,上报资产管理处审核。资产管理处对各需求单位上报的采购实施计划进行初审。

(一)采购需求单位申报内容应包括:

1.申请实施采购预算的具体意见;

2.经需求单位主要负责人签字确认的采购明细清单、采购技术性能需求等;

3.需求单位分管(或联系)校领导对实施采购的具体意见;

4.项目实施可行性论证、采购需求论证等相关论证资料;

5.按照政府采购规定需要提供的单一来源采购专家论证报告、进口产品采购论证报告,以及其他需要提供的相关资料等。

(二)资产管理处审核的主要内容包括以下方面:采购项目是否在预算范围内;采购时间的可行性。

第十七条   资产管理处根据各需求单位上报的采购实施计划,制定学校年度采购实施计划,包括采购实施计划执行时间表,明确采购形式及拟采取的采购方式采购实施单位等。

第十八条   资产管理处将制定的学校年度采购实施计划交计划财务处审核是否符合学校资金计划后,报学校分管校领导、分管财务校领导、校长办公会、党委常委会审批。采购计划审批权限:

(一)单项或批量采购预算在5万元以内的,资产管理处审核确定;

(二)单项或批量采购预算在5万元以上、不足50万元的,资产管理处报分管校领导审批;

(三)单项或批量采购预算达到50万元且不足80万元的大额资金采购,由资产管理处提交校长办公会审批;

(四)单项或批量采购预算达到80万元的大额资金采购,由资产管理处提交党委常委会审批。

第十九条   资产管理处按照审批通过后的学校年度采购实施计划组织实施采购。

采购计划调整,按照《成都体育学院预算管理办法》规定的调整程序办理。

 

第五章 采购方式确定与变更审批

第二十条   学校政府采购的采购方式由资产管理处根据政府采购法律法规规定确定,并遵循采购方式认定与内部审批分离原则。

第二十一条     校内采购方式包括校内公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价、竞争性磋商、直接采购及其他采购方式。校内采购的采购方式由资产管理处根据以下原则确定,并遵循采购方式认定与内部审核分离原则

(一)单项或批量采购预算在5万元及其以上的货物、服务及工程项目,可采取校内公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购、竞争性磋商等方式,其中:单项或批量20万元以上原则上应采取公开招标方式采购。

(二)单项或批量采购预算在5万元以下的货物、服务及工程项目,原则上采取直接采购、定点采购等方式。

(三)特殊情况无法按规定方式采购的,由采购需求单位提出申请并充分说明理由,报资产处审核后送分管校领导审批。

第二十二条     采购方式变更应履行报批手续,由资产管理处提出变更申请,报分管校领导审批。

 

第六章 采购项目实施

第二十三条     采购项目实施按照《成都体育学院政府采购管理实施细则》、《成都体育学院校内采购管理实施细则及流程规定》执行。

 

第七章 验收与支付

第二十四条     所有采购项目均应按照采验分离原则组织采购验收。采购验收程序按照《成都体育学院采购验收管理办法》的规定执行,并在采购合同中加以说明。

第二十五条     采购验收报告、《验收记录表》等验收资料及表格,作为采购业务档案整理、存档。

第二十六条     采购资金支付由计划财务处按照财务规章制度规定并在预算控制范围内办理。未提供采购合同、验收报告等资料的,或验收不合格的,不得支付采购资金。

 

第八章 采购业务档案管理

第二十七条     单项或批量采购预算在5万元及其以上的采购项目均应按项目建立采购业务档案,妥善保存。

第二十八条     采购业务档案原则上由资产管理处统一负责管理,校内需求单位及采购相关部门应积极配合资产管理处作好采购业务档案的归档管理工作。

(一)在采购项目完成验收后3日内,采购经办人员应将采购业务档案收集整理,并完整移交资产管理处档案保管人员保存,不得将采购文件资料长期滞留或由采购经办人员直接保管。

(二)资产管理处采购业务档案管理员应按学校档案管理办法规定按财政年度将采购档案移交学校档案室归档,不得跨年归档(采购项目执行未结束的除外)。

第二十九条     采购业务档案应当包含采购项目活动记录、年度采购实施计划、各类批复文件(学校内外)、校内需求单位签字确认的采购需求确认文书、采购项目可行性论证报告、政府采购需求论证报告、履约验收报告、采购文件、评审文件、采购合同文本、验收报告及资料、处理供应商询问、质疑及投诉的书面答复资料等与采购业务相关资料。

采购项目活动记录至少应当包括下列内容:

(一)采购项目类别、名称;

(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;

(三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;

(四)邀请和选择供应商的条件及原因;

(五)评标标准及确定中标人的原因;

(六)废标的原因;

(七)采用招标以外采购方式的相应记载;

(八)按照国家政府采购政策和学校管理规定应记录其他内容。

第三十条   采购各环节经办人员不得利用工作之便伪造、涂改、编造、隐匿或者遗漏、销毁采购业务档案,采购文件电子档案资料应写保护或转换为不能编辑的PDF格式后移交学校档案室保存。

第三十一条     政府采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

第三十二条     采购业务档案资料归档、收集、保管、借阅、销毁等,按照国家和学校档案管理制度执行。

 

第九章 采购信息管理

第三十三条     资产管理处负责对学校采购信息进行分类统计,形成采购信息分类统计表,定期向分管校领导、校长办公会汇报,并按规定报上级主管部门,向社会公开(涉及商业秘密的除外,法律法规规定不予公开的除外)。

第三十四条     政府采购预算执行情况公开。计划财务处应按照财政预决算公开的要求,向社会公布学校政府采购预算安排及执行的总体情况。

第三十五条     政府采购项目信息由采购组织单位(资产管理处或采购代理机构)负责公开,并按照《政府采购信息公告管理办法》等规定,在不同阶段和环节公开。政府采购项目信息公开包括但不限于以下信息内容:

(一)发布采购需求;

(二)采购项目公告;

(三)邀请招标资格预审公告;

(四)采购文件及更正事项;

(五)采购项目预算;

(六)采购结果;

(七)采购合同;

(八)单一来源变更采购方式公告、进口产品采购公告;

(九)履约验收;

(十)政府采购法律法规、政府采购监管部门规定应向社会公告的其他事项。

第三十六条     实行政府采购网上竞价采购、商场直购、定点采购方式的,除按规定在四川政府采购网公开相关信息以外,还应公开以下具体成交记录:采购人和成交供应商名称、成交金额及成交标的的名称、规格型号、数量、单价等。

第三十七条     校内采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购、竞争性磋商等方式采购的信息,由资产管理处审核后定期公开。公开内容包括但不限于以下内容:

(一)采购项目公告;

(二)采购文件及更正事项;

(三)采购项目预算;

(四)采购结果;

(五)履约验收等按学校规定应向社会和教职工公开的其他内容。

第三十八条     统一采购信息公布平台。

四川政府采购网(http://www.sczfcg.com)(http://xxgk.cdsu.edu.cn)为政府采购信息公开网络平台;学校信息公开栏为我校政府采购信息和校内采购信息公开网络平台。

资产管理处负责通过学校信息公开栏,定期通报学校采购项目实施进展情况。

 

第十章 采购代理机构与供应商管理

第三十九条     学校采购代理机构的选择。由资产管理处通过询价、竞争性谈判等方式在四川政府采购网代理机构库中选择;询价、谈判对象原则上在一年度考核为优且排名前10位的机构中随机选择。

第四十条   学校与选择确定的采购代理机构应按照《成都体育学院合同管理办法》的规定签订采购代理协议,依法明确代理采购的范围、权限、期限和代理费用等具体事项,约定双方的权利义务,作到权责清晰、合规合法。资产管理处作为合同承办部门和合同执行部门负责代理协议的签订与履行。

第四十一条     学校建立采购代理机构信用登记制度,有以下情况的代理机构,不得继续委托其办理采购业务:

(一)上一年度政府采购社会代理机构考核为不合格、或排名靠后三分之一的;

(二)与采购项目相关责任人员有直接利益关系的;

(三)在代理服务过程中损害学校利益,或给学校造成经济损失的;

(四)无正当理由拒绝履行委托代理协议规定的责任和义务的;

(五)违反诚实守信原则,有违反政府采购法律法规规定被中国政府采购网、“四川政府采购”网站(曝光台)、“成都信用”网站等渠道曝光的。

第四十二条     建立供应商及采购服务渠道商的准入管理、信用管理、档案管理机制,并实行动态管理。有以下情况的供应商或采购服务渠道商,不得参与学校采购活动

(一)向校方人员行贿的;

(二)以虚假发票、虚假业务等各种方式损害学校利益,或给学校造成了经济损失的;

(三)无正当理由不按合同约定及时供货,拒绝履行合同约定的责任和义务,给学校工作造成不良影响的;

(四)违反诚实守信原则,采取欺骗手段或以次充好提供假冒伪劣产品的;

(五)供应商现任法定代表人、主要负责人具有行贿犯罪记录,可能影响公正采购及合同履约的;

(六)违反诚实守信原则,有违反政府采购法律法规规定被中国政府采购网、“四川政府采购”网站(曝光台)、“成都信用”网站等渠道曝光的。

 

第十一章 采购监督检查

第四十三条 学校监察部门和审计部门应依据法律、法规和相关规定加强对采购工作的监督检查,对学校采购业务进行常规和专项审计,特别对应执行而未执行不相容岗位分离的、不具备轮岗条件的等情况进行专项内控审计,发现问题,及时纠正。

第四十四条 参与采购的人员有下列情况之一的,由学校按照国家和学校有关规定追究责任:

(一)泄露在采购工作中需要保密的信息的;

(二)与供应商恶意串通,损害学校利益的;

(三)违规改变采购方式,或擅自提高预算标准的;

(四)采购活动未按制度和规定程序进行的;

(五)弄虚作假,以欺骗手段干预采购工作的;

(六)在采购过程上,收受贿赂或其它不正当利益的;

(七)擅自变更中标供应商或合同内容的;

(八)有其它违反国家、省和学校采购政策规定以及违法违纪行为的。

 

第十二章 附 则

第四十五条 本办法未尽事宜,按国家有关规定办理。

第四十六条 本办法由资产管理处负责解释。

第四十七条 本办法自201811日起实施,原《成都体育学院物资设备采购管理办法》(成体院字[2010]12)同时废止。

第四十八条    学校下属独立核算的法人单位参照执行。

 

勘误:OA电子版第23条“《成都体育学院校内采购管理实施细则》”应为“《成都体育学院校内采购管理实施细则及流程规定》”。

 

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