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成都体育学院采购验收管理办法的通知(成体院〔2017〕149号)

关于下发成都体育学院采购验收管理办法的通知

 

校内各部门(单位):

为了规范采购履约验收行为,根据《四川省政府采购项目需求论证和履约验收管理办法》、四川省财政厅《关于加强省级单位政府采购内部控制管理的指导意见》、《成都体育学院采购管理办法》等规定,经2017年第11次校长办公会审议通过,现将《成都体育学院采购验收管理办法》下发给你们,请遵照执行。

                2017年12月11日

 

成都体育学院采购验收管理办法

 

第一章  总则

第一条  为了规范采购履约验收行为,根据《四川省政府采购项目需求论证和履约验收管理办法》、四川省财政厅《关于加强省级单位政府采购内部控制管理的指导意见》、《成都体育学院采购管理办法》等规定,结合我校实际,特制定本实施办法。

第二条 本办法所称采购验收,是指为保证采购质量,对中标、成交供应商的履约情况进行验收的行为。

第三条 所有采购项目无论金额大小,都应进行履约验收,并以采购需求、采购文件、采购合同、或中标人(成交人)投标文件(响应、报价文件)为依据。

第四条 采购履约验收遵循采购与验收分离原则,预算执行与履约验收、采购文件准备与履约验收、合同签订与验收岗位相分离

 

第二章 验收组织管理

第五条 资产管理处根据采购项目具体情况,可自行组织验收,也可委托采购代理机构组织验收,但委托验收不能免除采购人应当承担的法律责任。

第六条 中标、成交金额500万元以内的采购项目,应由3人以上专家组成的验收小组进行履约验收;500万元以上的采购项目,应由5人以上专家组成的验收小组进行履约验收。

第七条 中标、成交金额1000万元以上的或者复杂的采购项目,应当邀请国家认可的质量、技术检测机构参加验收工作或送质量、技术检测机构检测,但不属于质量、技术检测机构检测范围的除外。

第八条 中标、成交金额1000万元以上,有质疑投诉举报的采购项目,应当邀请采购代理机构参加验收工作。

第九条 根据不同采购方式、采购项目特点,学校履约验收分为直接验收和验收小组验收两种方式。

第十条 采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购方式采购的政府采购项目,单项或批量采购预算在50万元以上的校内采购项目,以及委托采购代理机构采购的非政府采购项目,采用验收小组验收方式。

第十一条 采用上述方式之外采购的政府采购项目,以及金额在50万元以下的校内采购项目,原则上采用直接验收方式验收。

 

第三章 验收程序

第十二条 验收小组验收按照下列程序进行:

(一)资产管理处负责成立验收小组。验收小组成员由熟悉掌握采购需求及其技术需要的业务人员或技术专家、履约验收监督人员或职工代表、采购项目需求单位代表、资产管理处工作人员、供应商代表组成,原则上应为单数。采购经办人员不得作为验收小组成员。验收小组代表学校履行验收工作职责,并实行组长负责制。资产管理处根据学校采购情况可成立日常验收小组。

验收小组组长的确定原则:采购实施单位与需求单位分离的,原则上由需求单位代表或技术专家担任验收小组组长;需求单位自行组织采购的,验收小组组长由资产管理处根据采验分离原则确定。

(二)制定验收方案。验收小组根据采购项目的具体情况,制定具体详细的采购项目验收工作方案(包括技术验收方案,附1)。验收小组成员应当在实施验收前掌握采购项目采购需求、验收清单和标准、采购合同约定的权利义务,并完成其他准备工作。

(三)验收。验收小组在供应商履约完成后及时实施验收。每个验收小组成员必须作好验收记录。验收记录要准确、详细记载采购项目重要事项的履约情况。

(四)出具验收报告。验收小组完成验收后,应及时出具验收报告(附2)。验收报告的内容应包括:实施验收过程基本情况陈述,供应商每一项技术、服务、安全标准等履约情况,与采购合同约定的权利义务比较情况,验收结论性意见。验收小组成员的个人验收记录和个人验收意见应作为验收报告附件。

验收小组成员应在验收报告上签字确认,对验收报告内容负责。有不同意见的,应当写明并说明理由。签字但不写明不同意见或者不说明理由的,视同无意见。拒不签字又不另行书面说明其不同意见和理由的,视同同意验收结果。

本办法第九条参加验收工作的采购代理机构委派的工作人员未作为验收小组成员的,应当比照验收小组成员在验收报告上签字确认。

(五)签字完备的《验收记录表》等资料送资产管理处备案。

第十三条 直接验收按照下列程序进行:

(一)确定验收人员名单;

(二)以采购批文或成交人响应、报价为依据,对采购项目清单进行验收、清点并确认登记;

(三)出具包含验收项目清单、有明确验收结论的《验收记录表》(附2-3);

(四)资产处负责验收的人员、需求部门验收人(或领用人)、需求部门负责人同时在《验收记录表》签字确认,并注明参与验收人员身份角色;

(五)签字完备的《验收记录表》送资产管理处备案。

第十四条 采购验收报告、《验收记录表》等验收资料及表格,应按采购项目整理、存档。

 

第四章 技术验收

第十五条 具有复杂技术参数的仪器设备、教学科研仪器设备、实验室仪器设备、应用软件等,还应按合同约定组织技术验收。

技术验收原则上由履约验收小组一并组织进行,也可以单独组成技术验收小组负责技术验收。

单独组织技术验收的《技术验收报告单》(附2-2)作为履约验收报告的内容之一。

第十六条 实验室项目技术验收应邀请实验室管理负责人或其授权的责任人参与;实验室管理负责具体采购的经办人应回避。

中央财政支持地方高校发展专项资金项目技术验收:应邀请熟悉采购项目的中央财政支持地方高校发展专项资金领导小组成员或其办公室人员参与(负责具体采购工作的经办人应回避)。

第十七条 仪器设备技术验收分为开箱验收、安装调试与质量验收三个环节。

(一)开箱验收。对仪器设备的外包装是否完好、破损、碰伤、浸湿、受潮、变形,随机资料是否齐全(包括说明书、操作规程、维修手册、合格证)等情况进行清点核对,核对无误后进行安装调试。开箱验收出现相关凭证资料不齐全、错货、短缺、损坏等情况的,不得出具验收合格报告。

(二)安装调试。供货商技术人员和仪器设备使用人员在验收人员的监督下按照使用说明书或操作规程试机。试机过程中要对照仪器说明书,认真进行各种技术参数测试,检查资产的技术指标是否达到要求,并认真作好记录。

(三)质量验收。开箱验收合格、完成安装调试且使用无故障后应立即组织质量验收,验收合格出具验收报告;质量验收出现设备质量问题的,不得出具验收合格报告。

第十八条 技术验收报告。技术验收小组应对验收情况作好详细记录,并在验收合格后将验收小组全体成员、供货商签字完备的《技术验收报告单》(附2-2)送资产管理部门备案。

在验收过程中如发现问题需要退货、更换或检修的,应将仪器设备妥善保管,并及时报告负责设备物资采购工作的部门或人员,立即与供货厂商办理退货、更换或检修等相关手续,待仪器设备到校后重新组织技术验收。

 

第五章 验收结论及其应用

第十九条 履约验收结论认定原则:

(一)验收合格。各项验收符合采购合同约定,验收人员或验收小组全体成员无异议并签字认可,验收结论认定为合格。

(二)整改后验收。验收时发现存在问题,但与合同无严重冲突且不影响正常使用,验收人员或验收小组成员在验收报告中提出整改意见、需供货商整改完毕后重新组织验收的,验收结论认定为整改。

(三)验收不合格。验收时发现存在问题,且与合同严重冲突的、或与合同不符的、或不能满足需求单位需要的设备,或技术验收不合格的,或组织两次验收仍不合格的,验收结论认定为不合格。

第二十条 落实履约验收责任。

(一)验收合格的项目,根据采购约定及时向供应商支付采购资金、退还履约质量保证金。

(二)验收不合格的项目,组织验收单位应当查明原因并及时依法处理。负责采购单位依据验收结果办理退货、索赔等事宜。对延迟交货造成教学科研等损失的,负责采购单位要按照合同约定索赔。两次组织履约验收,验收结论仍为不合格的,应重新组织招标采购。

验收时发现供应商在履约过程中有政府采购法律法规规定的违法违规情形的,由资产管理处上报本级财政部门。

第二十一条 信息公开。履约验收结论应当按信息公开制度规定由资产管理处汇总后定期在学校官网公开,重要的还应按规定向社会公开。

第二十二条 信用管理。对于金额较大、履约周期长、社会影响面广或者对供应商有较高信誉要求的服务项目,可以引入问卷调查、日常运维日志、记录服务过程等资料,作为验收部分依据,同时探索运用市场化手段,引入政府采购信用担保,通过履约担保促进供应商保证服务效果,提高服务水平。

 

第六章 监督管理

第二十三条 供应商就采购结果提出质疑、投诉、举报的,验收小组应当在验收前告知该供应商可以对采购验收情况进行社会监督。

第二十四条 采购预算执行单位和需求单位分离的采购项目,且需求单位不能派代表参与履约验收工作的,验收小组应当通知需求单位对采购验收情况进行监督。

第二十五条 验收方应当主动接受社会监督进行社会监督,不得拒绝社会监督申请,且应当积极作好采购验收准备工作,并将验收时间、地点、验收小组成员等信息在合理的时间内预先告知社会监督申请人。

第二十六条 社会监督主体在监督验收过程中,到场社会监督人员可以记录相关数据信息,对违法、违规、违约等行为,有权向采购部门、纪检、监察、审计部门等有关部门举报,但不得干扰、阻扰验收工作的正常开展。

第二十七条 验收小组的履约验收工作应自觉接受学校纪检、监察、审计部门等有关职能部门的监督检查。对采购履约验收过程中有下列行为之一的应责令其改正。拒不改正的,由学校按照国家和学校有关规定追究责任。

(一)未按规定程序组织履约验收工作的;

(二)履约验收工作马虎给学校造成损失的;

(三)履约验收不合格却违规办理资金支付的;

(四)出具虚假履约验收报告的;

(五)未按规定遵守不相容岗位分离规定或回避制度的;

(六)在验收过程中与供应商勾结或工作不实给学校造成损失的;

(七)在验收过程中弄虚作假、徇私舞弊的。

 

第七章 附则

第二十八条 本办法由资产管理处负责解释。国家另有规定的,从其规定。

第二十九条 本办法自2018年1月1日起实施,学校原有规定同时废止。

第三十条 学校下属独立核算的法人单位参照执行。

附:1、履约验收方案(模板)(请自行下载附件)

2、履约验收报告(模板)(请自行下载附件)

 


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