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成都体育学院仪器设备档案管理办法(成体院计财字(2005)29号)

一、建立仪器设备档案是设备管理的内容之一,是开发和利用仪器资源的必要条件,建立健全仪器设备档案,是为了提高仪器设备管理水平,更好地为教学和科研服务。
二、建档范围:凡作为学校固定资产的仪器设备,在其购置、调试、运行、管理、维修、改造、报废等过程中直接形成的具有保存、利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属建档范围。
三、仪器设备的档案实行统一管理,分级保管制度。学校档案室总体负责,物资管理部门配兼职档案员,负责管理单价在人民币10万元以上的仪器设备档案。各单位兼职档案员,负责保管人民币10万元以内的仪器设备档案。
四、仪器设备的归档内容:
(一)到货前的资料:可行性论证资料、订货合同、报关单、查询单、往来函件。
(二)运输、开箱过程中产生的资料:运单、保险单、装箱单、开箱检验单、使用维护说明书、出厂合格证、出厂精度检验单、测试数据、性能鉴定材料、技术图纸及照片、操作规程、安装说明书及由此产生的来往函件等。
(三)在安装、试车、验收过程中的资料:仪器设备验收单,安装及试运行的原始记录和试验记录,精密检查记录,安装验收备忘录或报告以及由此而产生的来往函电等。
(四)运行资料:使用管理制度、使用记录、实验记录等。
(五)维修资料:维修保养制度、保养情况记录、故障记录、事故分析处理结果报告、检修的年度计划和总结等。
(六)改进、改装、报废处理工作的资料:改进改装申请书、审批文件及有关技术资料、报废处理的有关申请书、鉴定及审批文件等。
(七)开发资料:报告样本、翻译材料、开发技术成果资料。
(八)自制仪器设备材料:申请书,审批文件,仪器设备设计、试制、鉴定过程中产生的所有图纸及文字资料。
五、立卷归档要求
(一)凡属建档的仪器设备档案,一律按归档范围及自然形成的先后顺序立卷,填写卷内目录、备考表、档案编号。
(二)在此办法公布前购置的属建档范围的仪器设备应按照本管理办法执行,补充建档。
(三)凡属仪器设备的随机材料,应将原件存档。复制本随机使用,若复制确有困难的,为保证使用方便,可由使用单位负责保管。但使用单位必须详细登记随机材料的名称、册数、保管人等项内容,一式二份,物资科及保管单位各一份。此类档案必须确定专人保管,并建立档案的借阅制度。
(四)仪器设备的使用记录,检查记录等材料每学期归档一次。
(五)凡归档的文件材料,字迹工整,图样清晰。文字底稿不得用铅笔,圆珠笔和复写纸写,以利长期保存。
六、仪器设备在调拨,报废时应随同该仪器设备的技术档案一同上交到物资科。
七、 本办法由学院计财处负责解释和修正,自公布之日起执行
                                           
                                                    
〇〇五年五月八日
 

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