一、岗位基本信息 |
岗位名称 |
档案管理 |
所属部门 |
资产管理科 |
岗位编号 |
Z08 |
直接上级 |
分管处长 |
岗位定编 |
专岗或Z06兼 |
岗位类别 |
行政管理 |
直接下级 |
— |
是否内控关键岗位 |
是 |
编制日期 |
2018.03 |
二、岗位概要 |
负责文件档案、采购合同及采购档案资料的整理、保管、归档。根据工作需要，本岗位可一人多岗，但应与资产管理员岗、采购管理岗等签订合同、制定文件的岗位分离，避免人为利用档案资料作弊。 |
三 |
岗位职责 |
风险点 |
风险等级 |
1 |
贯彻国家和学校档案管理制度，制定处内各类档案管理规程，报经批准后组织实施。 |
未经处长或分管处长批准，擅自决定借阅、销毁档案资料等重大事项 |
重大 |
2 |
负责全处各类文件、公函的收发、登记、传阅、整理、保管、立卷和归档工作。 |
工作责任心不强，合同等档案管理不严格、传递失误，出现丢失、损坏，造成无法弥补的损失。 |
重大 |
3 |
负责按类型组建并保管处内发文、上级来问等文件资料副本卷，并做好借阅登记。 |
4 |
负责保管处内各种报表、专题报告、资产年度报告等资料。 |
档案资料收集不完整、保管不严格，导致档案资料归档不完整 |
重大 |
5 |
负责按采购项目、需求部门保管采购合同、采购文件、招标文件、验收报告等采购相关档案资料。 |
涂改档案内容，或抽取档案材料 |
重大 |
6 |
负责保管处内需要整理归档的其他各种资料。 |
办理业务工作流程不规范 |
一般 |
7 |
按照学校档案管理规定，定期将处内各种文件、资料、合同、采购文件、招标文件等纸质及电子文档整理后移送学校档案室。 |
未严格执行保密规定，导致档案信息泄密 |
重大 |
8 |
负责完善处内各种档案资料收集、移交、保管、借阅、归档、销毁等工作制度和工作流程，建立文件资料传递登记制度，确保各类档案资料真实、安全、完整。 |
违规履行不相容岗位工作职责 |
一般 |
9 |
根据工作需要，本岗位可一人多岗，但应与资产管理员岗、采购管理岗等签订合同、制定文件的岗位分离，避免人为利用档案资料作弊。 |
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四、工作关系 |
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内部沟通关系 |
学院领导、各部门、处领导、本处各岗位 |
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外部沟通关系 |
上级主管部门，校外业务单位。 |
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五、任职资格 |
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教育水平 |
学历 |
本科及以上 |
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专业 |
不限 |
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工作经验 |
具有1年以上行政管理工作经验. |
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知识 |
熟悉资产管理、采购管理政策，熟练掌握国家和学校档案管理制度。 |
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技能 |
具备档案管理基本技能。 |
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业绩考评关键点 |
认真履职，严格遵守各项保密制度，且每年及时准确、完整全面的的将档案资料移交学校档案室，岗位风险控制好。 |
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备注 |
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